Location : quel contrat choisir ?
Selon vos besoins, vous allez vous engager en prenant des locaux à bail - bail 3/6/9 ou bail dérogatoire - ou en signant un contrat de prestation de services auprès d’une société spécialisée : coworking ou flex-office. Politique RH et flexibilité seront les principaux déterminants de votre choix. Voici un résumé des principales caractéristiques de ces différents types de contrats.
Le bail 3/6/9, classique parmi les classiques
Le bail 3/6/9 est un bail signé entre un bailleur et un preneur pour une durée de 9 ans, avec la possibilité pour le preneur de mettre fin au contrat au terme de chaque période triennale, d’où le terme « bail 3/6/9 ».
La fin d’une période triennale est également l’occasion pour les parties de réviser le loyer en fonction de critères légaux ou conventionnels (convenus entre les parties).
Lors de la signature d’un bail 3/6/9, l’entreprise preneuse « prend le bail » à son nom et s’engage donc à payer les loyers sur plusieurs années, ce qui suppose qu’elle ait des finances saines et des effectifs stables dans le temps.
Le principal avantage de ce type de contrat est de pouvoir négocier son loyer pour le mieux en contrepartie d’un engagement de long-terme qui sécurise le bailleur financièrement. C’est également l’occasion pour le preneur de réaliser des travaux qu’il pourra amortir sur plusieurs années.
Certaines entreprises vont jusqu’à signer des baux « 6 ans ou 9 ans ferme » où elles s’engagent à occuper les locaux à minima 6 ou 9 ans en échange d’une réduction de loyer.
Notons enfin que l’entreprise qui signe un bail 3/6/9 doit assumer toutes les contraintes liées à l’exploitation directe de bureaux : gestion des travaux, gestion des contrats (électricité, internet, ménage) et gestion des contentieux (avec le bailleur), ce qui suppose d’avoir des ressources dédiées en interne.
Le bail précaire ou bail dérogatoire
Un bail précaire ou bail dérogatoire est un bail signé entre un bailleur et un preneur pour une durée inférieure ou égale à 3 ans.
Le principal avantage pour le preneur est de pouvoir louer moins cher que dans le cadre d’un bail commercial classique. Le bail précaire sécurise également le preneur en cas d’évolution rapide de son activité, ce qui est particulièrement adapté pour les sociétés en forte croissance.
Un bail précaire peut être prolongé autant de fois que souhaité tant que la durée cumulée des périodes d’occupation ne dépasse pas 3 ans. Au-delà, le bail est automatiquement requalifié en bail commercial.
Le Coworking
Le principe du coworking est de partager des espaces de travail à plusieurs.
Ces espaces sont composés de parties communes mutualisées (espaces de restauration, salles de réunion, salles de repos, salles de sport, etc..) ainsi que d’espaces de travail privatifs et d’espaces de travails partagés.
La plupart des espaces de coworking proposent des services annexes à leurs clients tels que le gardiennage, la gestion du courrier, la mise à disposition de salles de réunion, le ménage ou encore l’animation des espaces avec des intervenants variés (conférenciers, coachs sportifs…). Les infrastructures y sont pensées pour que les entreprises puissent s’installer rapidement et travailler efficacement : bureaux équipés, connexions très haut débit, imprimantes paramétrées, etc…
Complémentairement à leur offre de services, les espaces de coworking permettent à leurs clients d’y rencontrer d’autres sociétés, ce qui facilite l'élargissement du réseau professionnel.
Enfin, le gros avantage des espaces de coworking est la flexibilité des contrats proposés où les périodes de préavis dépassent rarement les 3 mois. Ces espaces conviennent bien aux entreprises à la recherche de flexibilité ou n’ayant pas les compétences en interne relatives à la gestion de bureaux. La contrepartie est un prix plus élevé que pour un bail classique ou même dérogatoire.
Chez Deskeys, nous travaillons avec tous les acteurs du coworking implantés à Paris, qu’ils soient institutionnels (WeWork, Regus, Spaces, Morning, Wojo, etc..) ou plus "familiaux".
Le Flex office
Le flex office est un espace de travail privatif géré par un prestataire de services et dédié à une seule et même entreprise. Bien souvent le prestataire de services prend à son compte un bail 3/6/9 puis rénove et meuble les bureaux afin de les louer en contrat flexible à d’autres entreprises.
Ces dernières sont généralement des sociétés en forte croissance n’ayant pas la volonté de gérer les contraintes d’un bail classique (3/6/9 ou dérogatoire) et préférant payer plus cher pour avoir de la flexibilité et des services tels que le ménage, la gestion des contrats (eau / électricité), une connexion haut débit, des imprimantes paramétrées, etc…
Les gestionnaires de flex office disposent généralement d’un portefeuille de bureaux allant de 100 à +1000m² afin de faire évoluer leurs entreprises clientes d’un espace à l’autre.
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